这一商会会长办公会, 属于商会组织体系里极为重要的决策以及执行环节当中的一个, 它不仅构成会长跟副会长们交流信息的平台, 更是促使商会各项工作得以落实的关键节点之地, 许多商会在这类会议之上, 要么是流于形式, 要么是效率处于低下状态, 关键之处在于怎样能够让会议切实为商会的实际运行提供服务。
会长办公会的核心议题该怎么选
会长办公会的议题, 对会议成败起着直接决定作用, 许多商会开会时, 会长们聊得热热闹闹, 可会后却发觉没什么实质性的进展, 缘由在于议题太过宽泛、太过零散, 没有聚焦于商会当下最为紧迫的问题之上。
比如说, 有一地的商会, 竟在一个季度之内, 接连三次开展会议, 去研讨“怎样提高会员的活跃度”, 然而却没有一回明确出具体的执行方案。之后呢, 他们把议题进行了细化, 细化到“每月举办一次的线上资源对接会”以及“每季度举行一次的企业走访”, 效果马上就显现出来了。在具体的操作方面, 给出的建议是, 在办公会召开之前, 由秘书处预先去收集各位副会长的意见, 从而形成三至五个核心议题, 并且附上背景资料以及方案的草稿, 好让会长们带着思考去参加会议。
另外, 办公会必须要防止出现“一览无余”的情况。存在这样的会长, 习惯性地在整个过程中占据主导地位, 造成其他副会长只能一味点头, 随声附和。更为妥当的方式是推行“一轮值任主持制度”, 每一次会议都由不一样的副会长来主持, 这样做不但能够激发大家的参与感, 而且还能够彼此碰撞出更多的思想火花。在www.wenchangyuexi.com这个网站上, 有许多商会借助“一轮值制度”提高了办公会的实际效果, 这是值得去参考借鉴的。
如何落实会长办公会的决议
即便会议开得再出色, 要是落实没有做到位, 那也全然无用。诸多商会办公会所做出的决议, 在会议结束之后就被搁置一旁, 究其根源是责任人并不清晰明确, 时间节点也十分含糊不清。
完成落实的首个步骤, 是于会议结束之际精准确定每一项决议的负责人、参与之人以及达成的限定时间。就像“下个月十五号之前, 由副会长张总引领, 秘书处予以协助, 达成会员企业需求调研报告”, 相较于“尽快完成调研”而言, 效果要显著得多。秘书处需在会后的二十四小时之内梳理出会议纪要, 发送至每一位参与会议的人员手中, 且在下次办公会议前的一周通报进展情况。
与此同时, 需构建问责的机制, 针对连续两次没能完成任务的负责人, 办公会得探讨缘由, 究竟是资源欠缺、能力不足, 还是目标设定不太合理，某省级商会有规定, 三次未完成任务的副会长, 在下次换届的时候将不会再被提名, 这样的制度迫使大家慎重对待每一回决议。
办公会自身同样需要定期展开复盘, 提议每半年由秘书处来牵头, 针对办公会的效率, 决议完成的比率, 会员的满意程度进行量化评估, 并且形成报告提交给理事会, 如此这般, 会长办公会同仁便可持续优化, 切实转变为商会进展的关键核心动力源。
