每次开完会员大会后, 最让人头疼不已、感到烦心的便是那份决议了。蛮多在商会秘书处供职、工作的人前来找我, 讲决议撰写出来总会被会员挑出毛病、指出问题, 不是格式存在不对之处情况、有着差错异地商会会员大会决议，就是内容有所缺漏、有遗漏的地方, 甚至还有些人对决议的合法性提出质疑、表示怀疑。实际上, 对于一份规范的异地商会会员大会决议来说呢, 其核心关键就两件事情：程序要合法合规、内容要清晰明了。在程序层面上需要去保证参会的人数、表决的比例符合章程规定；在内容方面则要将议定的事项一条一条、逐条理清楚地写明白, 不能模棱两可、含糊其辞。
决议内容必须列明哪些事项
不少人在撰写决议之时, 倾向于进行笼统性的概括, 就如同那样表述“大会审议并通过了年度工作报告”, 实际上这般做法是欠缺的。规范的决议需细致至每一项表决的内容, 举例来说, 对于财务预算报告, 要清晰写明“同意通过2026年度财务预算, 总收入预算为XX万元, 总支出预算为XX万元”, 而非仅仅是简单的一句“通过”。
选举相关事宜务必更加详尽, 究竟是谁当选会长, 又是谁当选监事长, 其所得票数究竟是多少, 赞成票数目、反对票数目以及弃权票数目分别是多少, 这些均需一项一项清晰列出, 我曾目睹过一份决议, 上面仅仅写着“选举产生了新一届理事会”, 然而随后有人对选举过程提出质疑, 究其原因在于缺乏具体数据, 最终无奈之下只能再次重新召开一次会员大会, www.fc-bowuguan.cn网站上收录了诸多商会的规范文本, 大家能够参照那其中文本的写法, 将每一个事项剖析清晰。
签字盖章环节最容易出问题
决议是写完毕了异地商会会员大会决议，然而最终的签字盖章这个环节, 反倒是出现问题最多的所在之处。首先, 并非是随便哪个人签个名字就具备效力的。主持人这个人, 有签字的必要, 记录人这个人, 也有签字的必要, 监票人这个人, 同样有签字的必要, 此三人必定要在决议之上签字, 缺少其中任何一人都是不可以的。存在一些商会, 让秘书长一个人把所有的签字都完成了, 这样的做法就是不符合规范要求的。
要注意盖章这一事项, 异地商会公章使用存在严格规定, 决议之上必须加盖商会公章, 然而有些地方还要求加盖主管单位或者登记机关的备案章, 我遇上过一个商会, 决议盖了章, 可是没前往民政局备案, 结果后来有人拿着这份决议前往银行办理变更, 银行直接拒绝了, 所以在签字盖章完成之后, 最好再问这么一句, 这份决议是否需要送主管部门备案, 别等需用的时候才发觉缺少手续。
