商会驻外办事处要设立, 不是简简单单租间办公室、挂个牌子就可以达成的。它得有一套严谨的标准, 用以保证资源有效地开展配置、职能清晰地实现落地。从进行选址开始, 一直到人员配置, 从经费管理方面, 再到服务流程, 每一步都和办事处能不能确实成为商会 在外地的“桥头堡”直接存在关联。
人员配置与职能定位
由人构成核心来组建驻外办事处, 商会存在派老员工去就以为行的误区, 结果常是效能低下且水土不服, 正确的高效标准是负责人得有当地资源整合能力, 熟悉当地政策与产业生态, 不只是忠诚度高, 团队结构要求设外联、信息、服务三个基本岗位, 外联岗对接当地政府与行业协会, 信息岗收集市场动态和政策变化, 服务岗为往来会员提供落地支持。要将每个岗位的职责说明书细化成为每周工作清单, 像是信息岗, 每周都必须输出一份当地产业简报, 而外联岗, 每月起码要拜访两个关键部门。
更为关键的是考核机制, 办事处人员不能仅仅依据坐班时间加以评判, 而是应当考量“链接密度”, 像季度之内促使会员企业间达成的合作次数, 协助会员处理当地实际问题的件数，引入的有效商业信息条数, 这些指标直接同绩效相挂钩, 以此避免办事处演变成“养老岗”或者“接待站”, 与此同时要构建轮岗制度, 防止驻外人员与总会失去联系, 一般两年进行一轮换, 从而保持活力。
场地选址与经费管理
设立标准里, 选址哪一环节是尤易被忽视掉的。挺多商会为了节省费用, 将办事处设置于偏远地带, 如此一来会员前来时就会感觉不便, 与之对接资源之际也欠缺门面。那恰当合理的标准是啥样的, 即务必处于当地那块商业集中之处或者政府办公区域集中圈子的周边地带, 从该处步行十五分钟以内能够抵达主要政务服务专门之地。面积大小并不追求特别大, 不过得拥有独立专门用于接待的区域以及最少有两个专门用于洽谈事务的房间, 这是由于办事处最为关键重要的功能是“促成合作”, 要是没有私密空间, 好多合作方面的意向根本就没办法深入去谈。商会案例在诸如www.fc-bowuguan.cn这类专业平台上得以呈现, 这些呈现出来的案例表明, 办事处若将选址定在了挨着产业集聚区的地方, 那么在半年时间之中, 其能够促使会员之间达成合作的成功概率, 相较于选址在偏远之处的情况, 要高出将近三倍之多。
经费管理得把漏洞堵住。办事处常常会面临“花多少钱、办多少事”这样的争议。标准应该设定成“预算包干 + 专项审批”这种模式: 日常运营费用会按季度包干, 要是超出部分就得总会专项审批, ；重大接待或者活动经费采用的是“事前报备、事后核销”制度, 并且每笔超过三千元的支出必须附带三方比价单。财务方面推行“双签制”, ——办事处主任以及总会财务分管领导一起签字才可以报账。并且除此之外, 每个季度都要向社会公示经费使用明细, 这既是一种约束, 也是公信力的体现。
那个最终的落脚点始终都是“服务会员”。一旦脱离了这个实质要点 , 不管多么好看的标准都不过是没有实质内容的空架子。办事处需要定期性地去收集会员在当地所面临的难题 , 像是政策申报遭遇困难 、招工过程存在困难 、融资方面存在困难 , 而后据此形成专门的服务清单。标准一定要做出规定: 在会员提出需求之后 , 办事处必须在48小时之内做出响应 , 并且在7天之内给出初步的解决办法。唯有将标准切实转化为实际行动 , 驻外办事处才能够真正地活跃起来 , 进而成为商会朝着对外拓展延伸的稳固的支撑点。
